Berikut adalah contoh SOP (Standard Operating Procedure) Pengisian/Update Data di OpenSID, yang bisa digunakan oleh operator desa untuk memastikan data selalu akurat dan terkini:
SOP Pengisian/Update Data di OpenSID
1. Tujuan
Memberikan panduan standar bagi operator desa dalam melakukan pengisian dan pembaruan data di aplikasi OpenSID untuk menjamin keakuratan, keterkinian, dan konsistensi data desa.
2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup:
- Input data penduduk
- Update data kependudukan
- Pengisian data keluarga
- Data layanan surat
- Publikasi konten website desa
3. Definisi
- OpenSID: Aplikasi Sistem Informasi Desa yang digunakan untuk manajemen administrasi dan informasi desa.
- Operator SID: Petugas desa yang ditunjuk untuk mengelola dan menginput data ke dalam sistem OpenSID.
4. Prosedur Umum
4.1 Login Sistem
- Akses URL OpenSID (contoh:
https://desaexample.id) - Masukkan username dan password
- Pastikan login sebagai Admin, Operator Penduduk, atau sesuai tugas masing-masing
4.2 Update Data Penduduk
- Menuju Data > Penduduk
- Lakukan:
- Tambah data baru jika ada warga pindah masuk atau kelahiran
- Edit data untuk perubahan status (misal: meninggal, pindah, menikah)
- Hapus data hanya jika data terbukti duplikat atau salah input
- Pastikan:
- NIK valid dan sesuai KTP/KK
- Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir diisi lengkap
- Status kawin, pendidikan, pekerjaan terisi benar
4.3 Update Data Keluarga
- Menuju Data > Keluarga
- Tambah atau perbarui:
- Kepala keluarga
- Anggota keluarga dan hubungan keluarga
- Cocokkan dengan Nomor KK asli
4.4 Layanan Surat Menyurat
- Menuju Layanan Surat
- Pilih jenis surat yang dibutuhkan (SKTM, Surat Keterangan Usaha, dll)
- Isi data pendukung sesuai kebutuhan
- Simpan dan cetak surat jika sudah diverifikasi
4.5 Publikasi Website Desa
- Masuk ke Konten > Artikel / Agenda / Pengumuman
- Gunakan bahasa yang sopan dan informatif
- Sertakan gambar atau dokumen jika perlu
- Jadwalkan atau terbitkan konten sesuai arahan kepala desa
5. Jadwal Update Data
- Data penduduk: Setiap ada perubahan (real-time)
- Layanan surat: Setiap hari kerja
- Website desa: Minimal 1 kali seminggu (berita, pengumuman, agenda)
6. Backup dan Keamanan
- Lakukan backup data mingguan melalui menu Admin > Backup
- Gunakan password kuat dan jangan dibagikan
- Logout setelah selesai menggunakan sistem
7. Dokumentasi
- Setiap pembaruan data penting dicatat di log buku harian kerja/operator
- Simpan dokumen pendukung secara digital maupun fisik untuk audit
8. Penanggung Jawab
- Operator SID bertanggung jawab atas keakuratan input
- Sekretaris Desa sebagai pengawas harian
- Kepala Desa bertanggung jawab secara umum.